Email và điện thoại thông minh có thể gây căng thẳng. Các học giả đang gọi đây là kết nối công việc liên tục Kỹ thuật viên. Do đó, nhiều nước châu Âu hiện đang cung cấp cho nhân viên Quyền được ngắt kết nối.
Cách thức sử dụng email rất phức tạp, đơn giản là nó không thể được gắn nhãn là Good good hay hay bad bad và nghiên cứu cho thấy rằng nhân cách, loại công việc mọi người làm và mục tiêu của họ có thể ảnh hưởng đến cách họ phản ứng với email.
Thực hành tốt với việc sử dụng email không chỉ là giới hạn số lượng email được gửi, mà còn cải thiện chất lượng liên lạc.
Dưới đây là mười mẹo để giảm căng thẳng của email tại nơi làm việc:
KHAI THÁC. Lấy đúng dòng tiêu đề
Sử dụng các dòng chủ đề rõ ràng và hành động.
Dòng chủ đề phải truyền đạt chính xác nội dung của email trong sáu đến mười từ, để cho phép người nhận ưu tiên email mà không cần mở nó. Trên thiết bị di động, nhiều người chỉ nhìn thấy các ký tự 30 đầu tiên của một dòng chủ đề. Vì vậy, hãy giữ nó ngắn. Nhưng làm cho nó đủ mô tả để đưa ra ý tưởng về nội dung của email chỉ từ dòng chủ đề.
KHAI THÁC. Hãy tự hỏi: email có phải là phương tiện đúng không?
Bạn có ở cùng văn phòng không? Bạn có thể đi và nói chuyện với người đó? Bạn có thể gọi Thông thường các hình thức giao tiếp khác này có thể tránh được việc gửi email không hiệu quả.
Nền tảng nhắn tin và gọi video tức thì như Slack và Skype có thể thích hợp hơn cho nhắn tin qua lại nội bộ nhanh chóng. Ngoài ra, hãy nhớ rằng hầu hết các lời khuyên dưới đây áp dụng cho tất cả các loại giao tiếp điện tử.
KHAI THÁC. Đừng gửi email ngoài giờ hành chính
nghiên cứu cho thấy những email ngoài giờ làm cho mọi người khó phục hồi hơn từ căng thẳng công việc.
Hãy thử và ảnh hưởng đến văn hóa công ty của bạn bằng cách tránh gửi hoặc trả lời email ngoài giờ làm việc bình thường của bạn.
Quản lý nên dẫn dắt bằng ví dụ và tránh liên lạc với nhân viên của họ ngoài giờ làm việc bình thường. Một số nơi làm việc thậm chí tắt truy cập email cho nhân viên ngoài giờ. Cân nhắc thực hiện điều này trong khi giữ một hệ thống điện thoại dự phòng chỉ liên lạc khẩn cấp.
nghiên cứu mới cũng đã chỉ ra rằng sự kỳ vọng của việc tiếp xúc với 24 giờ có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe của nhân viên.
KHAI THÁC. Sử dụng tùy chọn giao hàng chậm trễ
Một số nhân dân như tích hợp cuộc sống công việc và gia đình của họ và thường tiếp tục làm việc tại nhà trong thời gian nghỉ việc. Nếu bạn là một trong những người này hoặc nếu bạn làm việc theo múi giờ, hãy cân nhắc sử dụng tùy chọn gửi chậm để email của bạn không gửi cho đến ngày làm việc tiếp theo và không can thiệp vào thời gian nghỉ việc của người khác.
KHAI THÁC. Giữ cho nó tích cực
Hãy suy nghĩ về chất lượng của giao tiếp email. Không chỉ là số lượng. Thay đổi đối với việc sử dụng email cũng nên tập trung vào chất lượng của những gì được gửi và xem xét phản ứng cảm xúc của người nhận.
Nghiên cứu cho thấy rằng các xung đột dễ dàng hơn nhiều để leo thang và các thông điệp sẽ bị hiểu sai khi giao tiếp qua email. Do đó, nếu đó là tin xấu, hãy nghĩ lại quy tắc #2: email có phải là phương tiện đúng không?
KHAI THÁC. Hãy thử 'không có email Thứ Sáu'
Để thay đổi văn hóa công ty và khiến mọi người nghĩ về các phương thức giao tiếp khác ngoài email, hãy thử một Không có email Thứ Sáu vào ngày thứ sáu đầu tiên hàng tháng, hoặc thậm chí mỗi tuần. Đây là một sáng kiến được đề xuất bởi các chuyên gia từ Diễn đàn quốc gia về sức khỏe và an sinh tại nơi làm việcvà đang được sử dụng bởi các doanh nghiệp trên toàn cầu. Nhân viên được khuyến khích sắp xếp các cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc nhấc điện thoại - hoặc chỉ cần nhận được nhiều email họ đã có trong hộp thư đến vào ngày hôm đó.
KHAI THÁC. Làm cho sở thích của bạn được biết đến
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng không chỉ quá nhiều mà còn quá ít email có thể gây căng thẳng do sự không phù hợp giữa sở thích giao tiếp của những người khác nhau. Một số người có thể thích được gửi email và đối phó tốt hơn với lưu lượng email cao hơn các phương tiện liên lạc khác. Đối với những người này, việc giảm số lượng email họ nhận được có thể gây ra căng thẳng nhiều hơn so với việc giảm bớt.
Vì vậy, hãy xem xét sự khác biệt cá nhân của mọi người và làm cho bạn biết. Thêm tùy chọn liên hệ ưa thích của bạn vào chữ ký email của bạn cho dù đó là email, văn bản hoặc tin nhắn tức thời hoặc một cuộc gọi điện thoại.
KHAI THÁC. Hãy xem xét một kỳ nghỉ 'bật lại'
Việc tồn đọng các email tích tụ trong tuần dường như là một trong những nguồn kỹ thuật được đề cập nhiều nhất cho công nhân. Hãy suy nghĩ về việc thiết lập một hệ thống trong đó các email được gửi lại cho người gửi khi ai đó đang trong kỳ nghỉ, với một email liên hệ thay thế cho các yêu cầu khẩn cấp. Điều này sẽ cho phép bạn quay lại hộp thư đến có thể quản lý.
KHAI THÁC. Có điện thoại làm việc riêng
Biến nó thành thiết bị di động duy nhất bạn có thể truy cập email công việc, điều này cho phép bạn tự do tắt nó sau giờ làm việc. Cũng xem xét tắt email "đẩy" (đây là nơi máy chủ email của bạn gửi từng email mới đến điện thoại của bạn khi đến máy chủ) và thay vào đó chọn một lịch trình thông thường (chẳng hạn như một lần mỗi giờ) để email được gửi đến điện thoại của bạn (điều này cũng làm tăng tuổi thọ pin).
KHAI THÁC. Tránh thời gian màn đêm muộn
Nghiên cứu cho thấy Việc sử dụng điện thoại thông minh vào đêm khuya làm giảm khả năng ngủ và cũng dẫn đến những suy nghĩ và căng thẳng liên tục về công việc. Điều này lần lượt làm giảm chất lượng giấc ngủ của bạn. Biến chiếc giường thành một khu vực không có điện thoại để cải thiện Vệ sinh giấc ngủ.
Giới thiệu về tác giả
Ricardo Twumasi, Giảng viên khoa Tâm lý học tổ chức, Đại học Manchester; Cary Cooper, giáo sư kỷ niệm về tâm lý và sức khỏe của tổ chức 50th, Đại học Manchestervà Lina Siegl, nhà nghiên cứu tiến sĩ, Đại học Manchester
Bài viết này được tái bản từ Conversation theo giấy phép Creative Commons. Đọc ban đầu bài viết.
Sách liên quan:
at Thị trường InnerSelf và Amazon
