Có bao nhiêu email trong hộp thư đến của bạn? Nếu câu trả lời là hàng nghìn hoặc nếu bạn thường vất vả để tìm một tệp trên máy tính của mình trong số ổ cứng lộn xộn của nó, thì bạn có thể được xếp vào loại người tích trữ kỹ thuật số.
Trong thế giới vật chất, rối loạn tích trữ đã được công nhận là một tình trạng tâm thần khác biệt giữa những người tích tụ quá nhiều đồ vật đến mức ngăn cản họ có cuộc sống bình thường. Giờ đây, các nghiên cứu đã bắt đầu nhận ra rằng tích trữ cũng có thể là một vấn đề trong thế giới kỹ thuật số.
Một trường hợp nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Y học Anh vào năm 2015 mô tả một người đàn ông 47 tuổi, cũng như tích trữ các vật thể vật chất, đã chụp khoảng 1,000 bức ảnh kỹ thuật số mỗi ngày. Sau đó, anh ấy sẽ dành nhiều giờ để chỉnh sửa, phân loại và sao chép các bức ảnh vào nhiều ổ cứng gắn ngoài khác nhau. Anh ta mắc chứng tự kỷ, và có thể là một nhà sưu tập hơn là một người tích trữ - nhưng xu hướng OCD kỹ thuật số của anh ta đã khiến anh ta lo lắng và lo lắng nhiều.
Các tác giả của bài báo nghiên cứu này đã định nghĩa tích trữ kỹ thuật số là “sự tích tụ các tệp kỹ thuật số đến mức mất đi góc nhìn và cuối cùng dẫn đến căng thẳng và vô tổ chức”. Bằng cách khảo sát hàng trăm người, các đồng nghiệp của tôi và tôi thấy rằng tích trữ kỹ thuật số là phổ biến ở nơi làm việc. Trong một nghiên cứu tiếp theo, trong đó chúng tôi phỏng vấn nhân viên trong hai tổ chức lớn có nhiều hành vi tích trữ kỹ thuật số, chúng tôi đã xác định bốn loại tích trữ kỹ thuật số.
"Người thu thập" được tổ chức, có hệ thống và kiểm soát dữ liệu của họ. “Những người tích trữ ngẫu nhiên” là vô tổ chức, không biết họ có gì và không kiểm soát được nó. “Người tích trữ theo hướng dẫn” giữ dữ liệu thay mặt cho công ty của họ (ngay cả khi họ có thể xóa phần lớn dữ liệu đó). Cuối cùng, “những người tích trữ lo lắng” có mối quan hệ tình cảm chặt chẽ với dữ liệu của họ - và lo lắng về việc xóa nó.
cuộc đời làm việc
Mặc dù tích trữ kỹ thuật số không ảnh hưởng đến không gian sống cá nhân, nhưng rõ ràng nó có thể có tác động tiêu cực đến cuộc sống hàng ngày. Nghiên cứu cũng cho thấy tích trữ kỹ thuật số đặt ra một vấn đề nghiêm trọng đến các doanh nghiệp và các tổ chức khác, và thậm chí có tác động tiêu cực đến môi trường.
Để đánh giá mức độ tích trữ kỹ thuật số, ban đầu chúng tôi đã khảo sát hơn 400 người, nhiều người trong số họ đã thừa nhận hành vi tích trữ. Một số người báo cáo rằng họ lưu giữ hàng nghìn email trong hộp thư đến và các thư mục lưu trữ và không bao giờ xóa tin nhắn của họ. Điều này đặc biệt đúng với các email công việc, được coi là có khả năng hữu ích như bằng chứng về công việc đã hoàn thành, lời nhắc nhở về các nhiệm vụ còn tồn đọng hoặc chỉ đơn giản là được lưu giữ “đề phòng”.
Lưu email công việc là một hình thức tích trữ kỹ thuật số phổ biến. Rawpixel.com/Shutterstock
Điều thú vị là khi được yêu cầu xem xét những hậu quả có thể gây hại của việc không xóa thông tin kỹ thuật số - chẳng hạn như mối đe dọa an ninh mạng đối với thông tin bí mật của doanh nghiệp - mọi người đã nhận thức rõ ràng về những rủi ro. Tuy nhiên, những người được hỏi vẫn tỏ ra rất miễn cưỡng khi nhấn nút xóa.
Thoạt nhìn, tích trữ kỹ thuật số có thể không có nhiều vấn đề - đặc biệt là nếu tích trữ kỹ thuật số làm việc cho các tổ chức lớn. Dung lượng lưu trữ rẻ và hiệu quả vô hạn nhờ hệ thống lưu trữ “đám mây” internet. Nhưng tích trữ kỹ thuật số vẫn có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực.
Thứ nhất, lưu trữ hàng nghìn tệp hoặc email không hiệu quả. Việc lãng phí nhiều thời gian để tìm kiếm đúng tệp có thể làm giảm năng suất. Thứ hai, càng nhiều dữ liệu được lưu giữ, thì nguy cơ một cuộc tấn công mạng có thể dẫn đến mất mát hoặc đánh cắp thông tin theo luật bảo vệ dữ liệu càng lớn. Ở EU, quy tắc GDPR mới có nghĩa là các công ty để mất dữ liệu khách hàng do hack có thể bị phạt nặng.
Hậu quả cuối cùng của việc tích trữ kỹ thuật số - trong nhà hoặc tại nơi làm việc - là tác động đến môi trường. Dữ liệu tích trữ phải được lưu trữ ở đâu đó. Sự miễn cưỡng của việc xóa kỹ thuật số có thể góp phần vào sự phát triển của các máy chủ ngày càng lớn sử dụng lượng năng lượng đáng kể để làm mát và duy trì chúng.
Dữ liệu lưu trữ trực tuyến được lưu trên các máy chủ có lượng khí thải carbon lớn. sedcoret / Shutterstock
Cách giải quyết tích trữ kỹ thuật số
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng những người tích trữ vật chất có thể phát triển chiến lược để giảm các hành vi tích lũy của họ. Trong khi mọi người có thể được giúp đỡ để ngừng tích lũy, họ sẽ phản kháng nhiều hơn khi thực sự loại bỏ tài sản trân quý của họ - có lẽ vì họ “nhân hóa” họ, coi những đồ vật vô tri vô giác như thể chúng có suy nghĩ và cảm xúc.
Chúng tôi vẫn chưa biết đủ về tích trữ kỹ thuật số để xem liệu những khó khăn tương tự có áp dụng hay không hoặc liệu các chiến lược đối phó hiện tại có hoạt động trong thế giới kỹ thuật số hay không. Nhưng chúng tôi nhận thấy rằng việc hỏi mọi người có bao nhiêu tệp mà họ nghĩ rằng họ có thường làm họ ngạc nhiên và cảnh báo, buộc họ phải phản ánh về hành vi tích lũy và lưu trữ kỹ thuật số của họ.
Như thường xuyên tích trữ liên quan đến lo lắng và bất an, giải quyết nguồn gốc của những cảm xúc tiêu cực này có thể làm giảm bớt các hành vi tích trữ. Nơi làm việc có thể làm được nhiều việc hơn ở đây, bằng cách giảm lưu lượng email không cần thiết, làm rõ thông tin nào nên được giữ lại hoặc loại bỏ và bằng cách cung cấp đào tạo về trách nhiệm dữ liệu tại nơi làm việc.
Bằng cách đó, các công ty có thể giảm bớt sự lo lắng và bất an liên quan đến việc loại bỏ thông tin lỗi thời hoặc không cần thiết, giúp người lao động tránh bị ám ảnh phải lưu và lưu trữ hàng loạt dữ liệu kỹ thuật số của họ.
Lưu ý
Nick Neave, Phó Giáo sư Tâm lý học và Giám đốc Nhóm Nghiên cứu Tích trữ, Đại học Northumbria, Newcastle
Bài viết này được tái bản từ Conversation theo giấy phép Creative Commons. Đọc ban đầu bài viết.
Sách về cải thiện hiệu suất từ danh sách bán chạy nhất của Amazon
"Đỉnh cao: Bí mật từ khoa học chuyên môn mới"
của Anders Ericsson và Robert Pool
Trong cuốn sách này, các tác giả dựa trên nghiên cứu của họ trong lĩnh vực chuyên môn để cung cấp những hiểu biết sâu sắc về cách mọi người có thể cải thiện hiệu suất của họ trong bất kỳ lĩnh vực nào của cuộc sống. Cuốn sách đưa ra các chiến lược thực tế để phát triển các kỹ năng và đạt được thành thạo, tập trung vào thực hành và phản hồi có chủ ý.
Bấm để biết thêm thông tin hoặc đặt hàng
"Thói quen nguyên tử: Một cách dễ dàng và đã được chứng minh để xây dựng thói quen tốt và phá vỡ thói quen xấu"
của James Clear
Cuốn sách này đưa ra những chiến lược thiết thực để xây dựng những thói quen tốt và phá vỡ những thói quen xấu, tập trung vào những thay đổi nhỏ có thể dẫn đến kết quả lớn. Cuốn sách dựa trên nghiên cứu khoa học và các ví dụ thực tế để đưa ra lời khuyên hữu ích cho bất kỳ ai muốn cải thiện thói quen của mình và đạt được thành công.
Bấm để biết thêm thông tin hoặc đặt hàng
"Tư duy: Tâm lý mới của thành công"
bởi Carol S. Dweck
Trong cuốn sách này, Carol Dweck khám phá khái niệm tư duy và cách nó có thể tác động đến hiệu suất và thành công của chúng ta trong cuộc sống. Cuốn sách cung cấp những hiểu biết sâu sắc về sự khác biệt giữa tư duy cố định và tư duy cầu tiến, đồng thời cung cấp các chiến lược thiết thực để phát triển tư duy cầu tiến và đạt được thành công lớn hơn.
Bấm để biết thêm thông tin hoặc đặt hàng
"Sức mạnh của thói quen: Tại sao chúng ta làm những gì chúng ta làm trong cuộc sống và kinh doanh"
bởi Charles Duhigg
Trong cuốn sách này, Charles Duhigg khám phá khoa học đằng sau sự hình thành thói quen và cách sử dụng nó để cải thiện hiệu suất của chúng ta trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Cuốn sách đưa ra những chiến lược thiết thực để phát triển những thói quen tốt, loại bỏ những thói quen xấu và tạo ra sự thay đổi lâu dài.
Bấm để biết thêm thông tin hoặc đặt hàng
"Thông minh hơn, nhanh hơn, tốt hơn: Bí quyết làm việc hiệu quả trong cuộc sống và kinh doanh"
bởi Charles Duhigg
Trong cuốn sách này, Charles Duhigg khám phá khoa học về năng suất và cách sử dụng nó để cải thiện hiệu suất của chúng ta trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Cuốn sách dựa trên các ví dụ và nghiên cứu trong thế giới thực để đưa ra lời khuyên thiết thực nhằm đạt được năng suất và thành công cao hơn.
