shutterstock.com 

Hầu hết chúng ta đều nghiện email. Một số ước tính nói chúng tôi dành gần năm giờ rưỡi mỗi ngày để kiểm tra nó.

Bất chấp sự bùng nổ của truyền thông xã hội trong những năm gần đây, email không phải là sự suy giảm. Ước tính khảo sát số lượng email được gửi mỗi ngày sẽ tăng lên đến 246 tỷ trong 2019 (tăng từ 205 tỷ trong 2015). Và có bằng chứng email đó là sự bảo tồn của giới trẻ cũng như những người ở đó khi nó được phát minh lần đầu tiên.

Bạn có thể nghĩ rằng tất cả chúng ta đang làm việc lâu hơn và chăm chỉ hơn. Có một số sự thật trong đó. Nhưng sự gia tăng của việc sử dụng email cũng có thể được giải thích bằng các nỗ lực của chúng tôi để đối phó với tình trạng quá tải hộp thư đến, bên cạnh việc chung hơn nghiện nghiện kỹ thuật số. Email không còn là sự bảo tồn của máy tính để bàn và máy tính xách tay của chúng tôi và hầu hết chúng ta hiện truy cập nó trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của chúng tôi, thường là trong sự thoải mái trên giường của chúng ta.

Chúng tôi có xu hướng trả lời email nhanh chóng, điều này cho thấy chúng tôi liên tục kiểm tra chúng và cố gắng làm trống thùng, ngay cả khi nó đầy trở lại. Để cuối cùng làm chủ được các hộp thư đến của chúng tôi, chúng tôi phải xử lý các nguyên nhân gốc rễ và không chỉ các triệu chứng thường xuyên bùng phát.

Dưới đây là mười cách để cuối cùng giành quyền kiểm soát hộp thư đến hỗn loạn của bạn.

KHAI THÁC. Ngừng sử dụng email làm dịch vụ trò chuyện thay thế

Email không thực sự được thiết kế cho cuộc trò chuyện nhanh. Thật tốn thời gian để lội qua những cuộc trò chuyện kéo dài, xâu chuỗi, làm lộn xộn các hộp thư đến. Sử dụng thay thế, phương pháp phù hợp hơn. Và, lý tưởng nhất, giải quyết mọi thứ trực tiếp hoặc điện thoại ngay từ đầu.

KHAI THÁC. Coi chừng nhắn tin lặp lại

Điều này được gọi là vấn đề của Sao chép tin nhắn. Một tin nhắn văn bản đến: Tôi chỉ đang kiểm tra bạn đã nhận được email của tôi. Điện thoại reo: Tôi vừa gửi cho bạn một email.

Nhiều người vẫn không tin tưởng các quyết định đã đồng ý. Rất nhiều quyết định bằng cách nhắn tin và gửi email không được tin tưởng hoàn toàn và chúng tôi kết thúc với một hệ thống phân cấp sao chép thư. Các văn bản để xác nhận tin nhắn truyền thông xã hội, email để xác nhận văn bản, cuộc gọi điện thoại để xác nhận email và gặp mặt trực tiếp để xác nhận các cuộc gọi điện thoại.

Sự chồng chéo này rất tốn thời gian và có khả năng gây nhầm lẫn. Email không phải là một nơi tuyệt vời để đưa ra quyết định chính thức. Phòng họp nơi chúng ta gặp nhau như một con người thực sự vẫn là nơi có ảnh hưởng nhất đối với nhiều người.

KHAI THÁC. Làm vườn email của bạn

Một hộp thư lộn xộn giống như một khu vườn mọc đầy cỏ dại. Nó trả tiền trong thời gian dài để dành một chút thời gian thường xuyên để loại bỏ các tin nhắn lộn xộn.

Một mẹo đơn giản và hiệu quả là sử dụng chức năng tìm kiếm và tìm kiếm cụm từ không hủy đăng ký. Điều này sẽ đưa ra một số lượng lớn các bản tin đáng ngạc nhiên mà bạn không có bộ nhớ thậm chí đăng ký.

Ngay cả sauGDPR, bạn cũng có thể tìm thấy hàng trăm email không mong muốn. Đi qua từng người và hủy đăng ký. Nó sẽ là một trường hợp đau ngắn hạn để đạt được lâu dài.

KHAI THÁC. Sử dụng thư mục thư rác một cách khôn ngoan

Tự động nhận dạng email spam đã trở nên tốt hơn trong những năm gần đây. Nhưng họ vẫn chui vào hộp thư đến của chúng tôi. Đây là một cách dễ dàng khác để làm cỏ email. Đó là giá trị thời gian để giáo dục thư mục thư rác của bạn để trở nên tốt hơn bằng cách đặt những thư nghi ngờ vào đó. Đồng thời tìm trong thư mục thư rác của bạn để xóa bất kỳ email hợp pháp nào được đặt ở đó một cách không cần thiết.

KHAI THÁC. Yêu cầu bạn bè và đồng nghiệp ngừng gửi email cho bạn

Đừng ngại ngùng. Có lẽ phải khéo léo. Một nguyên nhân khác của quá tải email là những email không mong muốn từ những người gần gũi nhất với bạn. Hãy chuẩn bị để lịch sự yêu cầu người khác ngừng gửi email cho bạn sẽ được chia sẻ tốt hơn trong một cuộc họp, trên điện thoại hoặc dưới dạng tin nhắn văn bản.

KHAI THÁC. Giữ yêu cầu của bạn đơn giản

Đừng gửi email quá phức tạp. Nếu bạn yêu cầu năm điều, rất nhiều người chỉ trả lời đúng cho điều cuối cùng trong danh sách của bạn. Điều này chỉ đơn giản là tạo thêm email tìm kiếm bốn mục khác.

KHAI THÁC. Đảm bảo trả lời của bạn là toàn diện

Trả lời tất cả mọi thứ trong một email bạn nhận được. Không làm như vậy chỉ tạo ra các email tiếp theo tìm kiếm những gì bạn chưa trả lời.

KHAI THÁC. Chỉ kiểm tra email của bạn tại thời điểm đã đặt

Có bằng chứng ngày càng tăng rằng chúng tôi làm việc hiệu quả hơn (và ít căng thẳng hơn) nếu chúng tôi kiểm tra và trả lời email chỉ một vài lần một ngày. Đó là một huyền thoại mà chúng ta phải liên lạc từng phút. Và, nếu bạn phải làm điều đó, email không phải là phương pháp tốt nhất. Sử dụng một hình thức nhắn tin tức thì.

KHAI THÁC. Tái tạo tiêu đề chủ đề của bạn trong cơ thể email

Bạn có thể nghĩ rằng viết một cái gì đó hai lần là một sự lãng phí công sức. Không như vậy với email. Viết chính xác những gì email của bạn đang tìm kiếm dưới dạng một bản tóm tắt ngắn (tối đa từ 15) trong dòng chủ đề email của bạn và sau đó kết thúc email của bạn với cùng một câu. Nói rõ ràng và hai lần làm tăng khả năng nhận được câu trả lời đầy đủ và đúng đắn, cũng như các yêu cầu được trả lời đúng.

KHAI THÁC. Từ bỏ email hoàn toàn

Số lượng ví dụ về những người và tổ chức có đã ngừng sử dụng email hoàn toàn và được sử dụng phương thức giao tiếp khác, tiếp tục tăng (mặc dù điều này sẽ diễn ra trong thời gian dài vẫn được nhìn thấy). Tuy nhiên, việc gửi email lên có thể khiến bạn bớt căng thẳng và làm việc hiệu quả hơn. Các phương pháp giao tiếp khác thường trôi chảy hơn. Nó thực sự là có thể. Hãy thử nó trong một tuần.

Hãy thử một vài hoặc tất cả những lời khuyên này. Đôi khi những điều mà chúng ta coi là điều hiển nhiên nhất lại là những điều gây ra cho chúng ta những vấn đề lớn nhất.

Giới thiệu về Tác giả

Paul Levy, nhà nghiên cứu cao cấp về quản lý đổi mới, Đại học Brighton

Bài viết này ban đầu được xuất bản vào Conversation. Đọc ban đầu bài viết.

Sách liên quan

at Thị trường InnerSelf và Amazon