Cách nhau hai mét. Shutterstock.com
Các công ty trên khắp thế giới đang tranh luận về cách thức và thời điểm quay lại văn phòng. Sức khỏe và sự an toàn đã mang một ý nghĩa hoàn toàn mới trong kỷ nguyên của coronavirus. Để đưa mọi người trở lại an toàn, các lựa chọn thiết kế lại văn phòng đang khiến bạn hoang mang. Bàn làm việc nên được bố trí như thế nào để có thể tránh xa xã hội cùng với lợi ích của việc ở cùng một phòng? Và mọi người có cần phải về trong năm ngày một tuần không?
Nhiều công ty đang muốn có một số nhân viên làm việc tại nhà, một số thời gian. Nhưng trừ khi suy nghĩ kỹ càng về vấn đề này, các công ty sẽ có nguy cơ bị mắc kẹt ở giữa, không đạt được lợi ích của văn phòng truyền thống cũng như sự an toàn mà ngôi nhà mang lại.
Ví dụ, hãy xem xét Văn phòng 6 chân. Khái niệm này, được phát triển bởi một công ty đa quốc gia về bất động sản thương mại, Cushman và Wakefield, nhằm mục đích đảm bảo rằng các nhân viên luôn cách nhau XNUMX feet. Điều này đạt được bằng cách tạo khoảng cách giữa các bàn làm việc, tạo ra sự lưu thông của mọi người một chiều và bao gồm các dấu hiệu trực quan trong thảm xung quanh mỗi bàn làm việc để thúc đẩy mọi người giữ khoảng cách.
Ý tưởng này có nguy cơ ném em bé ra ngoài bằng nước tắm. Như học giả kiến trúc Kerstin Sailer đã lưu ý, sự kết hợp của đồ nội thất, tiếng huých và cảnh báo ở xa cũng có thể gây nhiễu loạn tương tác xã hội, đẩy mọi hoạt động giao tiếp trực tuyến, ngay cả trong văn phòng. Nếu đúng như vậy, tại sao không chỉ làm việc ở nhà?
Các công ty cần kết hợp một bài học quan trọng từ việc khóa COVID-19: Zoom hoạt động tốt một cách đáng ngạc nhiên. Nhưng cũng có rất nhiều lợi ích đối với tương tác không chính thức - điều mà một cuộc gọi điện video được sắp xếp trước không thể lặp lại. Vì vậy, chúng tôi đề xuất một hệ thống kết hợp tốt nhất của cả hai thế giới. Nếu có ít người đến để duy trì sự xa cách xã hội, thì tốt nhất nên có tất cả các đội đại diện. Và cách bố trí văn phòng phải tạo điều kiện kết nối giữa mọi người hơn là giữ họ xa nhau.
Giao tiếp có kế hoạch và không có kế hoạch
Có một sự khác biệt quan trọng giữa giao tiếp có kế hoạch và không có kế hoạch tại nơi làm việc. Giao tiếp ngoài kế hoạch thường diễn ra thông qua các cuộc gặp gỡ tình cờ và quan trọng là liên quan đến các cuộc trò chuyện giữa các nhóm. Ở đây cần có sự gần gũi.
Điều này là do các nhóm khác nhau thường không thuộc cùng một đường dây báo cáo, và do đó, việc giao tiếp phụ thuộc vào các hoạt động tham gia không có kế hoạch như nghe lén cuộc nói chuyện của nhau hoặc các cuộc gặp gỡ tình cờ trong hành lang. Điều này có thể có lợi ích kinh doanh thực sự. Như một người trong chúng tôi đã ghi lại trong cuốn sách gần đây, tương tác xã hội không có kế hoạch trên các bàn làm việc gần đó trong sàn giao dịch Phố Wall đã cải thiện việc sử dụng các mô hình tài chính.
Trong trường hợp truyền thông theo kế hoạch, công nghệ hội nghị từ xa đã làm cho khoảng cách trở nên ít quan trọng hơn. Lý do là giao tiếp trong nhóm thường diễn ra theo kế hoạch và thường xuyên, vì vậy tất cả những gì nó cần là một nền tảng kỹ thuật số.
Cuộc gọi điện video hoạt động tốt cho liên lạc có kế hoạch. Shutterstock.com
Thông báo này rõ ràng là từ một sự kiện hội thảo mà chúng tôi tổ chức tại Trung tâm Rủi ro Hệ thống của LSE. Charles Bristow, người đứng đầu toàn cầu về giao dịch tỷ giá tại ngân hàng đầu tư JP Morgan, và là một trong những người tham gia hội thảo, giải thích rằng “một nhóm người cùng giao dịch trên một sản phẩm duy nhất đang nhận được yêu cầu thông qua các kênh giống nhau” và “sử dụng các công cụ giống nhau”. Vì lý do đó, giao tiếp từ xa vô cùng dễ dàng và thậm chí có thể hiệu quả hơn.
Vì vậy, sự gần gũi vật lý chủ yếu là cần thiết cho giao tiếp ngoài kế hoạch. Nó có nghĩa là làm việc từ xa có thể tiếp tục với chi phí thấp để liên lạc theo kế hoạch. Và nó có khả năng có nghĩa là nếu các công ty muốn thu hút một số lượng hạn chế người trở lại văn phòng, họ nên tập trung vào việc có ít nhất một thành viên từ mỗi nhóm. Điều này sẽ cho phép giao tiếp giữa các nhóm, dựa trên sự gần gũi về thể chất.
Giữ mọi người tham gia
Một yếu tố quan trọng khác của thiết kế văn phòng cần tính đến là mức độ nó tạo điều kiện thuận lợi cho sự tham gia của nhân viên - cho dù mọi người rời bàn làm việc để tiếp xúc trực tiếp. Điều này rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt hơn giữa đồng nghiệp và văn hóa công ty.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này, trọng tâm vào việc tránh xa xã hội phải phân biệt giữa khoảng cách và khả năng tiếp cận. Trong khi khoảng cách làm giảm mức độ mà mọi người có thể tham gia với nhau và cộng tác, nghiên cứu trong kiến trúc cho thấy rằng sự dễ dàng tiếp cận và tạo điều kiện di chuyển có thể bù đắp phần nào cho khoảng cách.
Như Sailer đã thành lập, trong một ngôi nhà mà mọi phòng đều có thể thông với mọi phòng khác qua một cánh cửa, việc kết nối sẽ dễ dàng hơn nhiều so với trong một ngôi nhà mà bạn chỉ có thể truy cập vào một phòng nhất định từ một phòng liền kề. Nói cách khác, mức độ xa cách giống nhau giữa mọi người có thể dẫn đến mức độ tương tác rất khác nhau.
Để đạt được sự kết nối này (đồng thời duy trì khoảng cách xã hội), các công ty có thể tận dụng sự quay trở lại đáng kể của nhân viên để loại bỏ một số bàn làm việc và tạo một hành lang xung quanh ngoại vi của các văn phòng kế hoạch mở của họ, giúp nhân viên có cơ hội dễ dàng tiếp cận nhau. Các cuộc gặp gỡ và trò chuyện có thể được tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa bởi các ngóc ngách bên ngoài hành lang như vậy, để nhân viên có thể gặp gỡ trực tiếp nhanh chóng mà không cản trở lưu thông.
Việc trở lại văn phòng sau nhiều tháng làm việc từ xa giúp các công ty có cơ hội thực hiện các thiết lập của họ hiệu quả hơn. Họ có thể kết hợp các lợi ích của làm việc từ xa, đồng thời đảm bảo mọi người có thể tương tác và trao đổi ý tưởng theo cách an toàn hơn so với việc sao chép một cách mù quáng các thỏa thuận công việc trước COVID của họ.
Về các tác giả
Daniel Beunza, Phó Giáo sư Quản lý, Đại học Thành phố Luân Đôn và Derin Kent, Nhà nghiên cứu sau Tiến sĩ về Quản lý, Đại học Aalto
Bài viết này được tái bản từ Conversation theo giấy phép Creative Commons. Đọc ban đầu bài viết.
Sách liên quan:
Công cụ trò chuyện quan trọng để nói chuyện khi cổ phần cao, Phiên bản thứ hai
bởi Kerry Patterson, Joseph Grenny, et al.
Mô tả đoạn văn dài ở đây.Bấm để biết thêm thông tin hoặc đặt hàng
Đừng bao giờ chia rẽ sự khác biệt: Đàm phán như thể cuộc sống của bạn phụ thuộc vào nó
bởi Chris Voss và Tahl Raz
Mô tả đoạn văn dài ở đây.Bấm để biết thêm thông tin hoặc đặt hàng
Cuộc trò chuyện quan trọng: Công cụ để trò chuyện khi tiền đặt cọc cao
bởi Kerry Patterson, Joseph Grenny, et al.
Mô tả đoạn văn dài ở đây.Bấm để biết thêm thông tin hoặc đặt hàng
Nói chuyện với người lạ: Những gì chúng ta nên biết về những người chúng ta không biết
bởi Malcolm Gladwell
Mô tả đoạn văn dài ở đây.Bấm để biết thêm thông tin hoặc đặt hàng
Cuộc trò chuyện khó khăn: Cách thảo luận về vấn đề quan trọng nhất
của Douglas Stone, Bruce Patton, et al.
Mô tả đoạn văn dài ở đây.
