Làm thế nào để thiết lập một lịch trình có thể làm cho bạn ít năng suất hơn

Làm thế nào để thiết lập một lịch trình có thể làm cho bạn ít năng suất hơn

Lừa đi những khoảnh khắc tạo nên một ngày buồn tẻ NAN728 / Shutterstock.com

Có vẻ như không bao giờ có đủ thời gian - không đủ để ngủ và không đủ để chơi, không đủ để nấu ăn và không đủ để tập thể dục.

Có một thuật ngữ tương đối mới để mô tả cảm giác này: nạn đói thời gianhoặc cảm giác có quá nhiều việc phải làm mà không có đủ thời gian để làm điều đó.

Để cấu trúc những gì chúng ta cảm thấy có ít thời gian, một chiến lược chúng ta triển khai là lên lịch. Trên thực tế, sự phụ thuộc vào các công cụ tổ chức như các nhà hoạch định hàng ngày đã tăng lên. Trong hai cuộc khảo sát gần đây, 51% trong số những người được hỏi cho biết họ thường xuyên sử dụng ứng dụng lịch của họ, trong khi 63% của nhân viên văn phòng coi lịch là rất quan trọng.

Ý tưởng là lên lịch sẽ giúp bạn hiệu quả hơn: Khi bạn phân bổ thời gian, nó tổ chức ngày của bạn thành một loạt các cuộc hẹn, cuộc họp và cuộc gọi, trong khi chặn thời gian rảnh cho các hoạt động hoặc nhiệm vụ khác.

Nhưng trong một loạt tám nghiên cứu, Gabriela Tonietto, Steve NowlisI thấy rằng lập kế hoạch đôi khi có thể gây tác dụng ngược - và thực sự làm cho chúng ta kém năng suất hơn.

Một cuộc hẹn tiếp cận - và thời gian 'co lại'

Phần lớn các nhược điểm của lịch trình có liên quan đến dự đoán của một cuộc họp hoặc cuộc hẹn. Khi chúng ta biết một cuộc họp theo lịch trình hoặc cuộc gọi điện thoại đang lờ mờ, điều đó có thể khiến chúng ta cảm thấy như chúng ta có ít thời gian hơn để làm những gì chúng ta cần làm.


Nhận thông tin mới nhất từ ​​Nội tâm


In một nghiên cứu, chúng tôi đã hỏi những người tham dự một hội nghị học thuật liệu họ có đến địa chỉ tổng thống diễn ra khoảng một giờ sau đó không. Một số người nói họ sẽ làm, và những người khác nói họ sẽ không làm thế. Những người dự định tham dự địa chỉ báo cáo rằng giờ dẫn đến nó cảm thấy ngắn hơn.

In một nghiên cứu khác, chúng tôi đã có một nửa số người tham gia tưởng tượng rằng một người bạn sẽ đến trong một giờ, trong khi nửa còn lại được cho là tưởng tượng rằng họ không có kế hoạch. Chúng tôi đã hỏi tất cả những người tham gia họ có bao nhiêu phút họ chủ quan cảm thấy như họ có thể dành thời gian đọc trong cùng một giờ.

Những người được cho là tưởng tượng rằng một người bạn sẽ đến báo cáo rằng giờ dẫn đến chuyến thăm chỉ có vài phút sử dụng 40 để đọc. Những người được cho là tưởng tượng rằng họ không có kế hoạch cảm thấy như thể họ có vài phút để đọc.

Vì vậy, sự hiện diện của một hoạt động sắp tới dường như đã thu hẹp bao nhiêu thời gian mọi người cảm thấy họ phải làm một cái gì đó.

Tại sao điều này có thể xảy ra?

Chúng tôi tin rằng khi có một cuộc hẹn hiện ra, chúng tôi hướng sự chú ý đến nó, cho dù đó là chuẩn bị tinh thần cho nó hay chỉ đơn giản là sợ nó. Điều này làm cho cuộc hẹn trong tương lai cảm thấy đáng kể hơn; kết quả là, khoảng thời gian dẫn đến hoạt động theo lịch trình cảm thấy hạn chế và không đủ.

Miễn phí để làm ít hơn?

Nhưng cuối cùng, bạn vẫn có cùng một lượng thời gian dẫn đến một sự kiện theo lịch trình.

Vì vậy, cảm giác như bạn có ít thời gian hơn không thực sự quan trọng, phải không? Nhưng nó làm. Cảm giác tự nó có thể ảnh hưởng đến những gì mọi người quyết định làm.

Chúng ta biết rằng khi một cái gì đó khan hiếm, mọi người coi nó có giá trị hơn và ít sẵn sàng chia tay với nó.

Điều này cũng đúng với thời gian. Nếu thời gian cảm thấy hạn chế, mọi người sẽ ít sử dụng nó hơn - ngay cả khi đó là lợi ích tốt nhất của họ.

Vậy trong một nghiên cứu khác, chúng tôi đã cung cấp cho người tham gia một lịch trống cho ngày hôm sau và yêu cầu họ điền vào, càng chính xác càng tốt, với những gì họ đã lên lịch (bao gồm cả thời gian chuẩn bị hoặc chuyển tiếp). Điều này cho phép chúng tôi tính toán chính xác thời gian rảnh họ có giữa mỗi sự kiện theo kế hoạch.

Sau đó chúng tôi đã cho người tham gia một cơ hội để tham gia vào một nghiên cứu thứ hai. Mọi người đều đưa ra lựa chọn giữa việc tham gia vào một nghiên cứu trực tuyến trong phút 30 để kiếm được US $ 2.50 hoặc đăng ký một nghiên cứu trực tuyến trong vài phút 45 để nhận được $ 5.00. Mỗi cái sẽ diễn ra trong một cửa sổ dài.

Cuối cùng, chúng tôi đã chọn chiến lược cho cửa sổ dài hàng giờ cho những người tham gia. Chúng tôi đã nói với một nửa trong số họ rằng nghiên cứu sẽ diễn ra trong vòng một giờ sau khi sự kiện họ dự định tổ chức. Nửa còn lại sẽ thực hiện nghiên cứu trong một khoảng thời gian kết thúc với một nửa giờ trước khi sự kiện theo lịch trình của họ.

Chúng tôi thấy rằng những người tham gia trong nhóm đầu tiên ít có khả năng chọn nghiên cứu dài hơn nhưng sinh lợi hơn - mặc dù có quá nhiều thời gian để hoàn thành nghiên cứu.

Trong chưa một nghiên cứu khác, chúng tôi tự hỏi liệu lời nhắc nhở đơn thuần về một sự kiện sắp tới có thể có tác động tương tự không.

Trước khi bắt đầu một nghiên cứu không liên quan, chúng tôi đã nói với một nửa số người tham gia rằng họ sẽ có khoảng năm phút để làm bất cứ điều gì họ muốn. Chúng tôi đã nói với nửa kia rằng họ có khoảng năm phút trước khi chúng tôi bắt đầu.

Đối với những người thuộc nhóm sau, việc đề cập đơn giản về việc bắt đầu một thứ gì đó là đủ để thay đổi hành vi của họ. Chúng tôi thấy rằng họ tham gia vào các hoạt động ít hơn đáng kể, cho dù đó là trả lời email hoặc kiểm tra phương tiện truyền thông xã hội, trong khoảng thời gian năm phút ngắn này.

Bạn ít nổi tiếng hơn bạn nghĩ

Một số người có thể nghĩ rằng nạn đói thời gian phát sinh vì họ có quá nhiều việc phải làm và không đủ thời gian để làm điều đó.

Mặc dù điều này chắc chắn có thể là trường hợp đôi khi, kết quả của chúng tôi cho thấy rằng lỗi cũng nằm ở nhận thức của chúng ta về những gì chúng ta cảm thấy có thể được thực hiện với thời gian chúng ta có. Nói cách khác, điều quan trọng là nhận ra rằng chúng ta có thể đang đóng góp cho nạn đói thời gian của chúng ta.

Nếu bạn thích lập kế hoạch và lên kế hoạch cho những ngày của mình, một mẹo có thể là lên lịch cho các sự kiện hoặc nhiệm vụ ngược lại, khiến bạn có nhiều thời gian hơn không hẹn trước. Một vài giờ không bị gián đoạn của thời gian đột xuất sẽ cảm thấy lâu hơn, đặc biệt là nếu không có gì được lên lịch trình.

Nó có thể có hiệu quả để nhắc nhở bản thân rằng thời gian không ngắn như nó cảm thấy. Ngay cả khi bạn không nghĩ rằng mình có đủ thời gian để hoàn thành một cái gì đó, bạn vẫn có thể bắt đầu một nhiệm vụ và hoàn thành nó sau.

ConversationNhư Aristotle đã từng nói, "Bắt đầu tốt tức là đã xong một nửa."

Giới thiệu về Tác giả

Selin Malkoc, Phó Giáo sư Marketing, The Ohio State University

Bài viết này ban đầu được xuất bản vào Conversation. Đọc ban đầu bài viết.

Sách liên quan

{amazonWS: searchindex = Books; Keywords = hiệu quả cá nhân; maxresults = 3}

enafarzh-CNzh-TWnltlfifrdehiiditjakomsnofaptruessvtrvi

theo dõi Nội bộ trên

facebook-iconbiểu tượng twitterbiểu tượng rss

Nhận tin mới nhất qua email

{Emailcloak = off}