Theo nghiên cứu mới, khi bạn phải chuyển đổi nhiệm vụ tại nơi làm việc, lập kế hoạch quay trở lại và hoàn thành nhiệm vụ bạn đang thực hiện có thể giúp bạn tập trung tốt hơn vào công việc mới, gián đoạn, theo nghiên cứu mới.

Dành một phút khi bị gián đoạn để tạo ra một kế hoạch sẵn sàng để tiếp tục, có thể giúp bạn thảnh thơi và tiếp tục, tránh những gì mà Sophie Leroy, trợ lý giáo sư tại Trường kinh doanh Twoell của Đại học Washington, gọi là sự chú ý của ông. , tiếp tục lo lắng và suy nghĩ về công việc cuối cùng khi bạn cần xoay vòng hoàn toàn với nhiệm vụ mới. Đặc biệt là nếu có thời hạn liên quan.

Leroy ví bộ não con người là một máy tính đời đầu sẽ hoạt động chậm hoặc hoạt động kém nếu có quá nhiều Windows đang chạy. Đó là cách chúng ta khi được hỏi, khi thời gian ngắn, để lại một nhiệm vụ chưa hoàn thành để làm việc gì đó mới, bộ não của chúng ta rất khó để chuyển khỏi công việc không hoàn thành, bị gián đoạn.

Phần mềm Giống như Windows luôn mở trong bộ não của chúng ta và điều đó khiến bạn khó tập trung vào công việc can thiệp. Khi tôi vẫn đang suy nghĩ về Nhiệm vụ A trong khi cố gắng thực hiện Nhiệm vụ B, tôi không có khả năng nhận thức để xử lý hai nhiệm vụ đó cùng một lúc và thực hiện một công việc hoàn hảo cho cả hai nhiệm vụ, cô nói. Không thể nhận thức được.

Và vì vậy, cô nói, để giúp chất lượng của sự chú ý của chúng ta, chúng ta phải suy nghĩ về cách chúng ta có thể giúp bộ não chuyển đổi hiệu quả hơn.

Đó là cảm giác 'đã kiểm tra'

Kế hoạch sẵn sàng để tiếp tục không cần phải dài hay phức tạp, Leroy nói. Thậm chí một phút sẽ làm việc, để lưu ý nơi bạn rời đi, và, như Leroy và đồng tác giả Theresa Glomb của Trường Quản lý Carlson của Đại học Minnesota viết, ở đâu để tiếp tục, những thách thức còn lại, và / hoặc những hành động nào (bạn ) phải hoãn lại nhưng tiếp tục lại sau.

Leroy nói rằng cô bắt đầu cân nhắc những gián đoạn và dư lượng chú ý khi cô là một nhà tư vấn, trước khi cô ở trong học viện. Nhóm làm việc của cô ấy sẽ kết thúc một cuộc gọi hội nghị chỉ để nhận ra rằng họ đã từng có một lúc nào đó, họ đã kiểm tra ra khỏi cuộc họp, họ sẽ cố gắng tập trung vì sự chú ý của họ liên tục quay trở lại với các dự án đang chờ xử lý khác của họ.

Điều này đã thôi thúc cô, cô nói, hãy suy nghĩ về việc, khi chúng ta cố gắng đa nhiệm, chúng ta thực sự chỉ có thể tập trung chú ý vào một nhiệm vụ tại một thời điểm để thực hiện công việc tốt nhất của chúng ta.

Để kiểm tra lợi ích của kế hoạch sẵn sàng tiếp tục của họ, Leroy và Glomb đã thực hiện bốn nghiên cứu trong đó các đối tượng được thiết lập để thực hiện một nhiệm vụ với một hạn chế về thời gian và sau đó bị gián đoạn cho một dự án khác.

Đầu tiên là một nghiên cứu thực địa khảo sát các chuyên gia làm việc 202 từ các tổ chức ở Trung Tây, yêu cầu họ báo cáo về kinh nghiệm của họ khi bị gián đoạn.

Các nhà nghiên cứu đã thực hiện nghiên cứu thứ hai trong phòng thí nghiệm nơi những người tham gia bị gián đoạn tương tự từ Nhiệm vụ A để thực hiện Nhiệm vụ B. Nghiên cứu này liên quan đến các hiệp hội từ để xác định liệu các đối tượng, trong khi thực hiện Nhiệm vụ B bị gián đoạn và trừ bất kỳ kế hoạch nào để tiếp tục Tuy nhiên, vẫn còn suy nghĩ về công việc họ đã bỏ lại trong Nhiệm vụ A. Họ đã cho kết quả cho thấy, và kết quả của họ đối với Nhiệm vụ B phải chịu.

Các nhà nghiên cứu cũng đã tiến hành các nghiên cứu thứ ba và thứ tư, về các đối tượng sinh viên 66 và 44, trong phòng thí nghiệm và được thiết kế để kiểm tra lợi ích của kế hoạch sẵn sàng tiếp tục, mà các đối tượng đã viết khi họ từ bỏ nhiệm vụ đầu tiên. Ở đây, các đối tượng xem xét chặt chẽ lý lịch chuyên nghiệp như trong một tình huống tuyển dụng.

Thu thập suy nghĩ của bạn

Những gì tôi thể hiện là những người đã thực hiện kế hoạch sẵn sàng tiếp tục đưa ra quyết định tốt hơn và nhớ lại nhiều thông tin hơn từ những bản lý lịch mà họ vừa đọc, ông L Loyoy nói. Đây là một cải tiến về hiệu suất, cả về chất lượng thông tin được giữ lại và khả năng đưa ra quyết định với thông tin phức tạp.

Đó là, tạo ra một sự can thiệp sẵn sàng nhanh chóng để tiếp tục, họ đã tìm thấy, giảm đáng kể dư lượng chú ý khi các đối tượng làm việc với nhiệm vụ mới, gián đoạn và cải thiện hiệu suất của họ trong nhiệm vụ đó.

Các nghiên cứu đã không khám phá liệu kế hoạch có cải thiện hiệu suất của Nhiệm vụ A bị gián đoạn hay không khi những người tham gia quay lại với nó. Nhưng Leroy nói ở đây không có lý do gì để tin rằng một kế hoạch như vậy cũng không giúp ích gì trong việc thực hiện nhiệm vụ đó.

Đây là một bước để nghiên cứu trong tương lai, cô nói thêm.

Làm việc theo cách này, cô nói, những người khác sẽ hiểu rằng bạn cần một phút để thu thập suy nghĩ của mình trước khi chuyển sự chú ý của bạn sang một nhiệm vụ gián đoạn.

Chúng tôi phải chủ động quản lý cách chúng ta chuyển đổi giữa các nhiệm vụ để giúp sự chú ý của chúng ta tập trung hơn và ít bị phân tâm hoặc chia rẽ hơn trong tất cả mọi thứ chúng ta có trên đĩa của mình, cô nói thêm. Các kế hoạch sẵn sàng để tiếp tục là một cách đơn giản để giúp đỡ khi đối phó với sự gián đoạn thường xuyên.

Khi làm như vậy, chúng tôi thực sự cũng giúp người làm gián đoạn vì chúng tôi sẽ có mặt nhiều hơn trong tương tác đó và đầu vào của chúng tôi sẽ có chất lượng cao hơn.

Các nhà nghiên cứu báo cáo phát hiện của họ trên tạp chí Khoa học tổ chức.

nguồn: Đại học Washington

Sách liên quan

at Thị trường InnerSelf và Amazon