Vài năm trước, ngay sau khi ổ cứng máy tính của tôi bị hỏng, tôi đã chậm một chút trong việc in séc qua hệ thống kế toán của mình cho chu kỳ thanh toán. Để tiết kiệm thời gian, tôi quyết định trả lời email trong khi chờ mỗi lần kiểm tra đi qua máy in.

Tôi đã tiết kiệm thời gian vì trong khi email tiếp theo của tôi đang tải (tôi có kết nối internet chậm), tôi sẽ chuyển sự chú ý sang bước tiếp theo của quy trình thanh toán hóa đơn. Khi email tải xong, tôi sẽ để lại hóa đơn thanh toán và trả lại sự chú ý của tôi vào email. Qua lại. Qua lại. Trong những khoảnh khắc đó, tôi nghĩ rằng tôi đã tiết kiệm rất nhiều thời gian. Rốt cuộc, tôi đã làm một cái gì đó hiệu quả trong quá trình tải trang. Nhìn lại nó, có lẽ tôi đã tiết kiệm được tổng cộng khoảng năm phút.

Chuyển nhanh đến email tôi nhận được một tuần sau từ BK&A khi tôi kiểm tra điện thoại giữa các cuộc hẹn với khách hàng:

Xin chào,

Tôi đã đưa séc của bạn cho nhóm Tài chính của chúng tôi khi tôi trở về từ cuộc họp và họ chỉ ra cho tôi rằng séc chưa được ký.

Bạn có muốn tôi gửi nó cho bạn để xin chữ ký không? Bạn có muốn tôi đến văn phòng của bạn? Hãy cho tôi biết những gì làm việc cho bạn và chúng tôi sẽ làm cho tất cả làm việc ra.

Cảm ơn bạn!
Ryan

Vào lúc đó chỉ cách văn phòng của họ vài phút (và không muốn họ chờ đợi tiền nữa), tôi lái xe qua đó. Mười phút để đến đó. Một vài phút để trò chuyện với Ryan. Mười phút trở lại.

Tổng thời gian sử dụng: khoảng 25 phút.
Thời gian lưu trước đó: 5 phút.
Tổng thời gian bị mất: 20 phút.

Quá nhiều cho việc tiết kiệm thời gian bằng cách đa nhiệm.

Đa nhiệm vụ có tiết kiệm trong ngày không?

Tôi rất thích có thể nói với bạn rằng đa nhiệm sẽ tiết kiệm trong ngày, nhưng nó thực sự sẽ làm điều ngược lại. Có một vài trường hợp khi nó có thể giúp ích (tôi sẽ sớm đưa ra ví dụ), nhưng phần lớn thời gian, đa nhiệm làm tổn thương chúng tôi. Chỉ cần đọc nghiên cứu về nó.

Một nhóm các nhà nghiên cứu từ Đại học Glasgow, Đại học Leeds và Đại học Hertfordshire đã phát hiện ra rằng hiệu quả của chúng tôi giảm đi phần trăm 69 đối với phụ nữ và 77 phần trăm đối với nam giới khi chúng ta đa nhiệm hoặc chuyển đổi nhiệm vụ! Đó là bằng chứng rõ ràng hơn về việc đa nhiệm mà chúng ta được khuyên phải phấn đấu trong 1990s chắc chắn không phải là một trong những công cụ quản lý thời gian mà chúng ta nên tham gia.

Đa nhiệm chia não làm hai. Nếu chỉ có một nhiệm vụ, toàn bộ não được sử dụng. Nếu có hai nhiệm vụ, não sẽ chia thành hai phần và mỗi nửa hoạt động trên một nhiệm vụ. Nếu có nhiều hơn hai nhiệm vụ đồng thời, não không thể hoạt động. Chúng tôi thực sự cho mình các triệu chứng giống như THÊM khi chúng tôi đa nhiệm!

Một nghiên cứu tại Đại học California, Irvine, đã phát hiện ra rằng khi các nhiệm vụ bị phân mảnh và chuyển đổi nhiệm vụ xảy ra, các công nhân phải mất tới vài phút để trở về nhiệm vụ ban đầu, nếu họ hoàn toàn quay lại. Những người tham gia nghiên cứu báo cáo rằng cách làm việc này bốc mùi.

Thậm chí đáng sợ hơn là thực tế là nhiều người trong các nghiên cứu mà tôi đang đề cập đến là những người đa nhiệm chuyên gia tự xưng. Họ cảm thấy rằng họ có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ, có thể làm tốt công việc và thường thích thú với cơn sốt adrenaline từ cố gắng làm rất nhiều cùng một lúc. Họ đã không nhận ra họ thực sự kém đến mức nào cho đến khi được hiển thị kết quả nhiệm vụ đơn so với kết quả đa nhiệm của họ.

Điểm mấu chốt: Chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi giỏi tung hứng, nhưng chúng tôi thì không.

Khi đa tác vụ thực sự hoạt động?

Tôi tin rằng con người có khả năng đa nhiệm với thấpkỹ năng não bộ. Chức năng thấp của Viking có nghĩa là không cần suy nghĩ vì có một số loại hành động vẹt (tự động, chuyển động nonthinking) đang được áp dụng.

Ví dụ:

Vẽ móng chân của bạn trong khi nghe vở kịch của Dallas Cowboys

Bóc giấy tờ trong khi quảng cáo trong khi xem TV

Nghe đồn trên điện thoại trong khi khuấy một nồi ớt trên bếp

Thật dễ dàng để cho một tác vụ chạy trong nền trong khi bạn tập trung vào một nhiệm vụ ở phía trước. Về mặt kỹ thuật, đây không phải là đa nhiệm vì bộ não của bạn không hoạt động cùng lúc hai việc. Tôi gọi đây là nhiệm vụ ma.

Ví dụ:

Dọn dẹp nhà cửa trong khi đồ giặt đang ở trong máy giặt hoặc máy sấy

Làm sạch các món ăn từ máy rửa chén trong khi bột yến mạch của bạn đang nóng lên trong lò vi sóng

Nộp giấy tờ trong khi PC của bạn mất vĩnh viễn (được, năm phút) để khởi động

Nhưng như nghiên cứu cho thấy, chúng tôi không có khả năng đa nhiệm tốt khi nói đến caohoạt động não bộ. Chúng tôi không thể hoàn thành hai nhiệm vụ một cách hiệu quả cùng một lúc hoặc trong khi chuyển đổi qua lại. Chúng ta có thể thực hiện cả hai nhiệm vụ ở mức độ tầm thường, nhưng không phải là những nhiệm vụ cực kỳ tốt bởi vì chúng ta không sử dụng toàn bộ bộ não của mình và chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Và điều này làm chúng ta tốn thời gian và khiến chúng ta căng thẳng trong thời gian dài.

Bạn có thể thành công nhiều hoạt động chức năng não cao?

Bạn không nên làm hai việc cùng một lúc đòi hỏi phải suy nghĩ hoặc tập trung, hoặc chuyển đổi qua lại giữa lúc làm việc với hai nhiệm vụ đòi hỏi bộ não của bạn phải thực hiện một số suy nghĩ - cho dù bạn có nghĩ những suy nghĩ đó không quan trọng đến mức nào.

Ví dụ:

Lái xe và nhắn tin / gửi email

Tham gia vào một cuộc gọi kinh doanh quan trọng trong khi kiểm tra email

Kiểm tra email giữa việc hoàn thành các thành phần khác nhau của thanh toán hóa đơn hoặc tạo đề xuất hoặc báo cáo

Ngay cả khi bạn đã lái xe trong 50 năm, lái xe không phải là một chức năng vẹt. Nó đòi hỏi phải đưa ra quyết định chia giây, đặc biệt nếu có một tên ngốc lái xe bên cạnh bạn. Nhắn tin - vâng, ngay cả LOL IMHO - yêu cầu bộ não của bạn đọc những gì ai đó giao tiếp với bạn, nghĩ về phản hồi và chuyển tiếp đến ngón tay của bạn những gì cần gõ lại. Bạn không thể làm tốt cả hai cùng một lúc. Chỉ cần hỏi ai đó có liên quan đến một vụ tai nạn xe hơi với một người lái xe đang sử dụng điện thoại thông minh của anh ấy / cô ấy.

Kiểm tra email - bất kể thư có thể tầm thường đến mức nào - là một nhiệm vụ có chức năng trí não cao vì bạn cần đọc, xử lý thông tin và trả lời. Một cuộc gọi kinh doanh quan trọng đòi hỏi phải suy nghĩ và phản hồi. Quy trình thanh toán hóa đơn là một nhiệm vụ có chức năng trí não cao bởi vì bạn cần phải trả đúng thực thể số tiền chính xác, ký tắt và đảm bảo rằng khoản thanh toán được gửi đến đúng nơi.

Trong câu chuyện trước đây của tôi, tôi đã cố gắng chuyển đổi nhiệm vụ giữa các nhiệm vụ chức năng não cao này, đó là lý do tại sao tôi cố gắng phạm sai lầm ... khiến tôi mất thời gian sau này.

Cách kiếm được vài phút 45 cho mỗi giờ Bạn không đa nhiệm!

Hãy suy nghĩ về điều này: nếu bạn đã thực hiện đa nhiệm và / hoặc chuyển đổi tác vụ trong một giờ, theo nghiên cứu, hiệu suất của bạn sẽ giảm 69 xuống còn 77 phần trăm, điều đó có nghĩa là bạn sẽ lãng phí khoảng thời gian 45. Đó là nơi thời gian biến mất! Chúng tôi cho phép mình làm điều này!

Nếu bạn muốn giảm hiệu suất công việc của mình xuống hơn hai phần ba và mất thời gian trong quy trình, cách tốt nhất để làm điều đó là tiếp tục cho phép bản thân thực hiện đa nhiệm và chuyển đổi tác vụ. Nhưng bạn không muốn điều đó, phải không? Bạn đang ở đây để tiết kiệm thời gian và giảm mức độ căng thẳng của bạn. Nhiệm vụ ma của bạn có thể tiếp tục, nhưng đa nhiệm và chuyển đổi tác vụ cần kết thúc. Hiện nay. Và bạn hoàn toàn kiểm soát điều này bởi vì đó là quyết định của bạn.

Dưới đây là các chiến lược đằng sau các chiến thuật.

Xây dựng nhận thức của bạn.

Khi bạn thấy mình chuyển sang chế độ đa nhiệm hoặc chuyển đổi tác vụ, hãy tự nhủ mình dừng lại. Nói to lên nếu bạn cần. "Dừng lại!" Chọn một nhiệm vụ để tập trung vào các phút 15 tiếp theo.

Có một kế hoạch cho ngày của bạn.

Biết chính xác những gì bạn cần để hoàn thành ngày hôm đó sẽ giúp bạn tập trung và ngăn chặn đa nhiệm.

Xác định khoảng chú ý của bạn.

Cho dù bạn có THÊM, ADHD hoặc Squirrel! (thẻ hài hước - có thể bắt nguồn từ bộ phim 2009 Up - được nhiều người sử dụng để biểu thị sự phiền não của những người dễ bị phân tâm), tất cả chúng ta ngày nay đều có những khoảng chú ý ngắn hơn - đặc biệt là nếu chúng ta đang làm việc gì đó không vui.

Bắt đầu tính thời gian bạn có thể làm việc trong một nhiệm vụ. Có một con số ước tính sẽ giúp bạn thiết lập luồng công việc của bạn. (Khoảng chú ý của tôi chỉ là chín phút cho các nhiệm vụ nhàm chán.)

Khám phá thời gian não tốt nhất của bạn.

Bộ não của chúng ta có xu hướng hoạt động ở mức cao trong một số thời điểm trong ngày và mức thấp hơn vào những thời điểm khác. Chính trong những thời điểm thấp kém này, bộ não của chúng ta có xu hướng chuyển sang chế độ đa nhiệm vì họ quá mệt mỏi để tập trung. Tránh làm việc trên các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn trong thời gian não thấp trong ngày.

Tìm một khu vực làm việc năng suất.

Đôi khi chúng ta vô tình chuyển đổi tác vụ vì chúng ta bị phân tâm. (Squirrel!) Khi bạn có một dự án quan trọng để thực hiện, hãy tìm một không gian không trực quan (tác phẩm nghệ thuật nổi bật, đống lộn xộn, màn hình máy tính) hoặc phiền nhiễu thính giác (nói chuyện, âm nhạc, chỉ báo tin nhắn trên điện thoại hoặc máy tính của bạn).

Xóa bàn của bạn của tất cả các tài liệu ngoại trừ những gì bạn cần.

Bạn có thể có nhiều dự án do, nhưng bạn chỉ có thể làm việc hiệu quả với từng dự án một. Đặt các tài liệu cho tất cả các dự án khác và chỉ hiển thị trên bàn của bạn các tài liệu áp dụng cho dự án duy nhất mà bạn sẽ tập trung trong thời gian làm việc này.

Sử dụng một bộ đếm thời gian để giữ cho bạn tập trung vào laser.

Bạn có thể chọn một số ngẫu nhiên như 8 hoặc 15 phút. Tốt hơn nữa, nếu bạn biết khoảng chú ý của mình, hãy đặt bộ hẹn giờ thành số đó. Đồng hồ bấm giờ là một lời nhắc trực quan rằng bạn cần phải làm việc gì đó. Đó cũng là sự không an toàn của bạn. Nếu bạn đã đi lang thang, bộ hẹn giờ sẽ giúp bạn quay lại khi nó tắt.

Đăng mục tiêu của bạn trong khu vực làm việc của bạn.

Ngoài hoặc thay vì hẹn giờ, hãy xem xét đăng mục tiêu nhiệm vụ của bạn để mỗi lần bạn nhìn lên để cho phép bộ não của bạn đi lang thang, mục tiêu được đăng của bạn nhắc nhở bạn về những gì bạn phải làm.

Nghỉ giải lao.

Lốp xe của mọi người ở một tỷ lệ khác nhau. Khi bạn cảm thấy trí não của mình bắt đầu xuống dốc (ít năng lượng hơn, khó tập trung hơn), não của bạn sẽ trở nên dễ bị đưa ra những quyết định không hay về thời gian của bạn. Vì vậy, hãy cho bộ não của bạn nghỉ ngơi một hoặc hai giờ một lần. Đi bộ ngắn, hít thở sâu, vui chơi. Nhưng hãy đặt hẹn giờ khi đến lúc quay lại!

Kỷ niệm thời gian tập trung.

Suy ngẫm về sức mạnh của bộ não của bạn trong khi bạn đang tập trung. Ăn mừng bằng cách mỉm cười, giơ tay lên không trung như bạn không quan tâm, hoặc thậm chí là thực hiện một điệu nhảy vui vẻ. Điều này sẽ tạo ra endorphin. Cơ thể khao khát endorphin. Khi não liên kết sự tập trung của bạn với lễ kỷ niệm và endorphin, nó sẽ khao khát tập trung hơn. Bị nghiện tập trung!

BƯỚC TIẾP THEO

Một nhiệm vụ tại một thời điểm, ngay cả khi trọng tâm đó chỉ trong vài phút 15. Mười lăm phút lấy nét bằng laser tốt hơn nhiều so với một giờ chuyển đổi đa nhiệm và chuyển đổi tác vụ, trong thời gian đó chúng tôi sẽ mất khoảng 45 phút.

Chào! Bạn có thể lấy nét bằng laser trong vài phút 15, sau đó loại bỏ hoặc tập thể dục hoặc chợp mắt cho 45 khác thay thế! Đó là cùng một lượng thời gian, nhưng bạn có thể hoàn thành được nhiều việc hơn khi đưa ra quyết định cho một nhiệm vụ.

© 2016 của Helene Segura. Được sử dụng với sự cho phép của
Thư viện thế giới mới, Novato, CA. www.newworldl Library.com

Nguồn bài viết

Sát thủ không hiệu quả: Chiến thuật quản lý thời gian để làm việc thông minh hơn, không lâu hơn
bởi Helene Segura.

Nhấn vào đây để biết thêm và / hoặc để đặt cuốn sách này.

Lưu ý

Helene Segura, MAEd, CPO, đã nói chuyện với hàng ngàn người đi đường, dạy họ quản lý căng thẳng bằng cách lấy lại quyền kiểm soát công việc hỗn loạn và cuộc sống cá nhân của họ. Cô đã huấn luyện hàng trăm khách hàng để cải thiện năng suất và hiệu suất cá nhân của họ bằng cách áp dụng khoa học thần kinh và kỹ thuật sửa đổi hành vi để xóa bỏ thói quen phá hoại, lãng phí thời gian. Helene đã được đặc trưng như một chuyên gia tổ chức trong hơn xuất hiện phương tiện truyền thông 100. Ghé thăm trang web của cô tại www.HeleneSegura.com